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1. 소개
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주위를 둘러보면 같은 내용이라고 하더라도 유달리 문서를 깔끔하게 보기 좋게 정리하는 사람이 있다. 반면 어떤 이는 거의 메모장 사용 수준을 벗어나지 못하기도 한다. 왜 그럴까? 물론, 개개인의 논리적인 사고 능력의 차이에 크게 영향을 받겠지만, 아마도 문서를 정리하는 방법에 대해서 이미 노하우가 있기 때문이라고 생각한다. 오늘은 그 노하우를 소개하고자 한다. 물론, 필자가 문서 정리를 매우 잘한다거나 오피스의 고급 기술을 체계적으로 학습한 사람은 아니다. 하지만 꽤 많은 문서 정리를 통해서 얻은 개인적인 지식이 어느 정도 여러분에게 도움이 될 수 있을 거라는 생각을 해본다. 보다 일반적으로 말하면 자료를 문서로 저장하는 방법은 개개인이 모두다 다른데, 문서의 질은 내용만큼이나 얼마나 가독성(Readability)이 뛰어난지에 따라서 결정되기도 한다. 그만큼 보기 좋은 떡이 먹기에도 좋다. 오늘 다룰 프로그램은 오피스XP이다. 필자가 가지고 있는 오피스가 오피스XP 일 뿐이지 오피스2000을 사용한다고 하더라도 전혀 문제되지 않는다. 주로 사용하는 툴은 워드이고 한가지 주제에 대해서는 파워포인트를 대상으로 한다. 다루는 내용은 글의 제목에서처럼 글을 완성하고 난 후, 보기 좋고 먹기 좋은 문서를 작성하기 위함(How to compose)이지 좋은 글을 작성하기 위한 것(How to write)은 아니라는 점을 미리 말해둔다. |
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2.2. 서식 복사
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가장 먼저 소개할 기능은 일명 '빗자루'이다. 갑자기 왠 빗자루? 필자가 생각하기엔 빗자루다. 물론, 자세히 보면 페인트 칠하기 위한 도구같이 보이지만, 그냥 마법 빗자루라고 하고 싶다. 왜냐하면 기능이 마법사의 기능과 비슷하기 때문이다. 아이콘의 이름은 '서식 복사'이다.
이 기능은 오피스 워드뿐만 아니라, 오피스 제품군 모두가 제공하는 기능이므로 제대로만 활용한다면 보다 일관성있고 깔끔하게 문서를 만들 수 있다. 이 기능은 필자가 매우 자주 사용하는 기능중의 하나이다. 우선 다음과 같이 문서를 작성했다고 했을 때, 이런 경우에 첫 번째 문자의 형식을 나머지 문자에 적용하기 위해서는 어떻게 해야 할까? 서식 복사 기능을 사용하지 않는다고 가정했을 때는 다음과 같은 작업을 수행할 것이다. 1. 원본 서식의 정보를 확인한다(글꼴이나 크기 등을 일일이 확인하는 작업은 매우 불편하고 시간 낭비이다). 2. 서식을 적용하고자 하는 대상을 선택한 후, 각 설정을 적용한다. 3. 서식이 정확히 일치하는지 확인한다. 이와 같은 작업은 시간 낭비일 뿐만 아니라, 자칫하면 사용자의 실수로 서로 다른 서식을 가진 문서를 작성할 수도 있다. 하지만, 이런 경우 서식 복사 기능을 사용하면 매우 간단하게 동일한 서식을 적용할 수 있다. 서식 복사 기능을 사용하는 방법은 다음과 같다. 1. 마우스를 드래그하여 복사하고자 하는 원본 서식을 선택한다. 2. 서식 복사 아이콘을 클릭하여 활성화한다. 3. 마우스를 드래그하여 서식을 적용하고자 하는 대상을 선택한다. 4. 대상을 모두 선택한 후에 마우스를 놓는다. 백문이 불여일견! 10번 읽는 것보다 여러분이 직접 한번이라도 해보는 것이 매우 중요하다. 필자가1~4번의 순서대로 서식 복사 기능을 활용한 화면은 다음과 같다. 물론, 서식 복사 기능을 사용하기 이전에 뒤에서 살펴볼 서식 적용 기능을 사용하면 보다 통일성있는 문서를 작성할 수 있다. 하지만, 굳이 별도의 서식을 만들지 않더라도 매 순간 필요한 서식을 유연하게 적용할 수 있다는 것이 서식 복사 빗자루의 장점이라고 생각한다. 필자는 워드에서도 빗자루를 많이 사용하지만, 파워포인트에서 도형의 색상이나 속성을 균일하게 적용하기 위해서(이런 기능들은 워드의 서식 적용으로는 해결할 수 없기 때문에) 많이 사용하는 편이다. 사실 이 기능에 너무 감동 받은 나머지 필자가 만들었던 상업용 교육 솔루션에 이 기능을 구현했던 적도 있다. 그만큼 매력적이라는 사실! |
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3.3. 서식 적용
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앞에서 언급한 서식 복사 기능은 주로 파워포인트에서 이용하면 매우 유용하게 사용할 수 있다(그런데, 왜 예제 동영상은 워드를 이용한걸까???). 왜냐하면 워드에서는 이보다 더 강력한 서식 적용 기능이 있기 때문이다. 일반적으로 문서를 작성할 때에 문서 작성을 느리게 하는 요인들이 몇 가지 있다. - 문서를 작성하면서 디자인까지 같이 걱정한다. - 목차를 정해 놓지 않아서 글이 쉽게 진행되지 않는다. - 계속되는 요구 사항 변경으로 글을 일관성있게 작성하기 힘들다. 이러한 요인들 중에서 글의 흐름에 영향을 미치는 것은 두 번째와 세 번째라고 할 수 있지만, 실제로 첫 번째도 나머지 요인들 못지않게 영향을 미치는 것이 사실이다. 사실 글의 내용이 제대로 되어 있다면 노트패드에서 문서를 작성한다고 하더라도 아무런 문제가 되지 않는다. 글을 완성하고 난 후에 디자인과 같은 서식을 적용하는 편이 오히려 더 일관성있고 빠르다. 하지만, 당장 눈에 보이는 문서가 이쁘지 않으면 쉽게 글을 작성하지 못하는 작성자도 많다. 워드에서는 다음 그림과 같이 '스타일 및 서식' 기능을 제공한다. 여기에서 주의 깊게 살펴보아야 할 것들은 '제목 1'과 같은 서식이다. 일반적으로 논리적인 글을 작성하기 위해서 글을 섹션 별로 나누게 되는데, 이때 각 섹션의 서식을 나타내는 것이 바로 '제목 X' 서식이다. 예를 들어 다음과 같이 서식을 적용하지 않은 글을 있다고 했을 때,... 1. 컴퓨터 프로그램 1-1. 소개 1-2. 학습 방법 2. C 언어 3. C++ 언어 제목 서식을 모르는 사용자라면, 이 글의 모든 섹션을 수동으로 설정할 것입니다. 만약 가장 큰 단원인 '1. 컴퓨터 프로그램'을 폰트 크기 14의 파란색 글자로 설정한다면, 이와 같은 작업을 '2. C 언어'와 '3. C++ 언어'에 대해서도 반복해 주어야 한다. 물론, 앞에서 알아본 '서식 복사' 기능을 활용하면 보다 쉽게 작업할 수 있다. 하지만, 만약 여러분이 어느 시점에서 폰트의 크기가 14가 아닌 16이라고 했을 때에는 어떻게 해야 할까? 아마도 문서의 처음부터 가장 큰 단원을 모두 찾은 후 폰트의 크기를 16으로 바꾸어야 할 것이다. 이러한 상황에서 '제목 X' 서식을 사용하면 매우 간단한 방법으로 서식을 적용하거나 바꿀 수 있다. 우선, 앞의 그림에서 보인 '제목 1'의 기본 서식이 크기 14의 파란색 글꼴이 아니기 때문에 기본 서식을 수정해야 한다. 다음과 같이 서식의 오른쪽에 마우스를 올려 놓은 후, 화살표를 클릭하여 팝업 메뉴에서 [수정] 메뉴를 선택한다. 스타일 수정 대화 상자에서 [서식 파일에 추가] 메뉴를 체크하고 다음 그림과 같이 [서식] 버튼을 클릭하여 [글꼴] 메뉴를 선택한 후, 원하는 서식대로 글꼴을 설정한다. 모든 설정을 마친 후, [확인] 버튼을 클릭한다.
다음과 같이 새로운 스타일이 적용된 '제목 1' 서식을 확인할 수 있다. 이제 앞에서 작성한 문서에 일괄적으로 '제목 1' 서식을 적용하여 보자. 우선 원하는 '1. 컴퓨터 프로그램'을 선택한 후, [스타일 및 서식] 대화 상자의 '제목 1' 서식을 클릭한다. 나머지 섹션 이름에 대해서도 마찬가지 작업을 수행한다. 그런데, 문서를 작성하는 도중에 파란색 글꼴이 아닌 빨간색 글꼴로 변경하고 싶다면, 앞에서와 같이 '제목 1'의 스타일을 바꾸기만 하면 자동으로 모든 섹션의 이름이 변경되는 것을 확인할 수 있다. 이런 식으로 '제목 2'나 '제목 3'을 적용할 수 있다. 들여쓰기고 가능하고 기타 다른 글꼴 설정도 가능하다. 특히 제목 서식 기능은 다음에서 살펴볼 색인 및 목차와도 매우 밀접한 연관이 있기에 반드시 권장하는 바이다. 요약해 보면 다음과 같다. - 문서를 작성할 때, 디자인에 대해서 지나치게 신경 쓰지 않는다. - 될 수 있으면 보다 일반적인 문서를 만들기 위해서 서식을 적용하도록 한다. 이 2가지 사항만 지키더라도 문서의 유지보수에는 충분히 도움이 될 것이다. |
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4.4. 색인 및 목차
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글을 완성하고 나면 제출하기 전에 하는 2가지 작업이 있다. 겉 표지 만드는 작업과 색인 및 목차를 작성하는 것인데, 이 두 가지 작업 중 의외로 작성자의 마음을 심난하게 하는 것이 바로 색인 및 목차 작성이다(휴~ 언제 또 정리할까나…싶은 마음에서). 하지만, 지금 이 글을 읽는 여러분은 이미 색인 및 목차를 완성하는 것과 다름없다. 거짓말 같겠지만, 몇 번의 마우스 클릭만으로 색인 및 목차를 완성할 수 있다. 물론, 조건이 있는데 앞에서 언급한 제목 서식 적용을 제대로 했어야 한다. 눈치 채신 분들도 있겠지만, 색인 및 목차는 바로 이 제목 서식을 이용하기 때문이다. 색인 및 목차를 추가하기 위해서 [삽입]-[참조]-[색인 및 목차] 메뉴를 선택하도록 한다(필자가 사용하는 오피스의 버전이 XP이지만 오피스2000에서는 [삽입]-[색인 및 목차] 메뉴를 선택해야 한다). 메뉴를 선택하면 다음과 같은 [색인 및 목차] 대화 상자가 띄워진다. 그림에서 확인할 수 있겠지만, 왼쪽에 있는 인쇄 미리 보기 창은 가장 일반적으로 사용하는 목차의 모습을 보여주고 있다. 대화 상자에 보이는 여러 가지 옵션을 선택함으로써 보다 쉽게 원하는 목차를 생성할 수 있다. 일단 목차를 한번 추가하고 나면, 문서를 작성하는 도중에 언제든지 목차를 갱신할 수 있다. 목차를 갱신하기 위해서는 다음 그림과 같이 생성된 목차 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 [필드 업데이트] 메뉴를 선택한다. 목차와 달리 색인은 자동으로 되지 않고, 사용자가 색인에 사용할 단어를 입력해 주어야 한다. 우선 앞의 [색인 및 목차] 대화 상자를 띄운 후, [색인] 탭을 눌러서 [항목 표시] 버튼을 누르면 다음과 같이 색인을 지정하기 위한 [색인 항목 표시] 대화 상자가 표시된다. 이제 원하는 단어를 선택하면 '주 항목'에 표시되고, 계속해서 단어를 선택하면 색인에 등록될 것이다. 모든 작업을 마친 후, [표시] 버튼을 클릭하면 현재 커서가 위치한 곳에 색인이 표시될 것이다. 약간의 수동 작업이 필요하긴 하지만, 사용하기에 매우 편리한 것은 사실이다. |
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5.5. 검토
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대부분의 문서를 개인이 작성하지만, 경우에 따라서는 여러 사람이 각자의 내용을 하나의 문서에 업데이트해야 하는 경우가 있다. 그런데 이렇게 하나의 문서를 여럿이 다루는 상황에서 가장 큰 문제점은 누가 언제 어느 부분을 수정했는지 혹은 삭제나 추가했는지를 알 수가 없다는 것이다. 최종 관리자가 이러한 내용들을 추적할 수 있다면 얼마나 좋을까? 마치 별도의 툴을 이용하여야 할 것 같지만, 실제로는 이미 워드에서 제공하는 기능이다. 워드에서는 이 기능을 [검토]라는 툴바를 통해서 제공한다. 다음은 검토에 관련된 툴바이다.
우선, 추적 기능을 활성화 시키기 위해서 빨간색 문서 모양의 아이콘을 클릭하여 변경 내용 추적 기능을 활성화 시킨다. 이 버튼을 활성화한 상태에서 문서를 수정하면 모든 작업이 시간과 함께 작업한 내용이 표시된다. 한가지 좋은 점은 여러분이 수정하거나 삭제한 경우 원본 데이터가 여전히 유지된다는 점이다. 따라서, 여러분이 문서를 수정하여 원본 작성자에게 넘기더라도 원본 작성자는 여러분이 변경한 내용과 원본 내용을 비교하여 선택적으로 수정 사항을 수용할 수 있다. 원본 문서의 내용이 다음과 같다고 했을 때,
이 문서의 내용을 다음과 같이 수정하면 원본 작성자는 어떤 내용이 변경되었는지 쉽게 알지 못한다.
하지만, 변경 추적 기능을 활성화하면 다음과 같이 표시된다. 원본 작성자는 이 문서의 내용을 추적하기 위해서 왼쪽에 위치한 콤보 상자를 이용하여 내용을 확인할 수 있다. 앞에서와 같이 [메모 및 변경 내용 최종본]을 선택하면 수정된 내용을 별도로 표시하지만 최종적으로 변경된 내용을 보여준다. [메모 및 변경 내용 원본]을 선택하면 각 내용에 대한 설명을 다음 그림과 같이 확인할 수 있다.
또는 가장 마지막에 위치한 [수정 창] 아이콘을 클릭하면 별도의 창이 아래에 표시되고, 수정된 사항을 추적할 수 있다. 이제 수정된 문서를 받은 원본 작성자는 어느 부분이 수정되었는지를 쉽게 추적할 수 있고, 이 기능을 이용하여 내용을 원본 문서에 적용하지 않을 것인지 혹은 선택적으로 적용할 것인지 아니면 변경된 내용을 모두 적용할 것인지를 선택할 수 있다. 즉, 문서의 내용을 적용하는 권한을 원본 작성자에게 넘기는 것과 같다. 물론, 화면에 표시되는 추적 내용이 인쇄를 할 때에도 출력되지는 않기 때문에 관리라는 측면을 제외하면 문서에는 아무런 영향을 미치지 않는다. 경우에 따라서 추적 내용을 활성화 하거나 비활성화 할 수 있다. |
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6.6. 마치며
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오피스는 사용자들의 편의를 위한 여러 가지 다양한 기능들을 제공한다. 그 중에서도 오늘 살펴본 기능들은 XP 이전의 오피스에서 이미 지원했던 기능들로, 간단한 조작을 통해서 균형있는 문서를 작성할 수 있는 방법을 제공한다. 오늘 살펴본 내용 이외에도 매크로나 스마트 태그와 같이 고급 기능들이 있는데, 이러한 내용들은 인터넷에 공개되어 있는 많은 문서들을 참고하면 매유 유용하게 사용할 수 있는 기능들이다. 오피스와 같이 기능이 매우 다양한 제품은 사용자가 어떻게 사용하느냐에 따라서 워드나 메모장 기능을 수행한다. 제품이 사용자에게 다양한 기능들을 제공하고 쉽게 소개해야 하는 의무도 있겠지만, 사용자 역시 자신이 사용하는 제품에 애착을 갖고 제품의 기능을 100% 활용할 수 있도록 공을 들일 필요도 있다고 생각한다. 마지막으로 이 글을 읽고 여러분이 알고 있는 팁이나 기능들이 있다면 다른 사용자들과 필자를 위해서 덧글을 달아 주었으면 하는 바람이다. |
== 원문 ==
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Last edited on 12/15/2007 02:21 by raptor
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